A ausência de regras é sinônimo de anarquia, mas o excesso de regulamentos produz burocracia demasiada que, em vez de dar estabilidade ao funcionamento de um empreendimento, emperra seu desenvolvimento orgânico, além de gerar custo financeiro, estagnação administrativa e morosidade funcional.
Os erros mais comuns sobre as normas internas
As organizações, em geral, cometem dois equívocos: ou não possuem quaisquer normas internas a disciplinar suas relações com colaboradores (ambiente interno) e clientes (ambiente externo); ou, em busca de certificações externas, quantificam as normas a serem atendidas de tal forma que tudo vira procedimento e o “rito” acaba se sobrepondo à oportunidade. Perde-se a conveniência e a velocidade de lidar com o que é importante para permanecer no arrasto de uma regra meramente formal.
Além desses aspectos, é comum a falta de preocupação com a elaboração de normas internas, partindo-se do pressuposto de que é possível criar uma regra de qualquer jeito, o que é um grave equívoco. Produzir uma regra é realizar uma comunicação que tem um emissor (que é a organização) e um receptor (que é o destinatário – pode ser o cliente, o colaborador, o prestador de serviço ou outro agente).
Se essa comunicação não for clara, precisa, logicamente ordenada e legítima (com motivos que efetivamente a justifiquem), ela não será compreendida e, sem compreensão, não adiantará o emissor, pois não terão receptores. As regras ficam no texto ou na parede, como ocorre em muitas organizações em que a declaração de missão, de visão e de valores ocupa o lugar de decoração.
Como garantir boas normas internas
O equilíbrio é fundamental, por isso a importância de um diagnóstico para identificar situações de risco que possam ser distensionadas com a intervenção de normas de organização qualificadas, oportunas e úteis, com fixação de linhas orientadoras de valores e de métricas para aferição resultados, até mesmo sob a premissa do clima organizacional.
Com a eficiente construção dessas normas, gera-se não só segurança jurídica, como padrões impessoais e transparentes que se aplicam somente ao tempo presente, mas se instalam como elementos de proteção futura em eventuais embates judiciais que possam surgir, em decorrência de litígios trabalhistas, civis ou negociais.
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